Organizar un retiro de yoga es fácil, si sigues estos pasos.
Organizar un retiro de yoga es una de mis pasiones. Como profe de yoga, para mí no hay nada como un tiempo de retiro para transmitir algún aprendizaje a mis alumn@s, conectar con ell@s a otros niveles y disfrutar de un tiempo en la naturaleza. Además, un retiro es una oportunidad para generar una buena cantidad de ingresos para tu negocio de yoga.
Si te planteas, como profe, organizar un retiro de yoga, te recomiendo que al menos tengas en cuenta los pasos que te expongo en este artículo. Además, también puedes escuchar este episodio en nuestro podcast Emprendedores del Yoga. En el podcast y en este blog, te doy los pasos imprescindibles a tener en cuenta a la hora de organizar un retiro de yoga.
(Para escuchar el episodio del podcast, pincha en la imagen. Recuerda que también puedes escucharnos en en Google podcasts y en Spotify.)
Para organizar un retiro de yoga necesitarás al menos 10/12 meses de antelación.
Ten en cuenta que para organizar un retiro de yoga, necesitarás al menos 10/12 meses de antelación para planear bien todo el proceso. En este artículo, he dividido el proceso en 6 pasos a tener en cuenta y la mayoría sucederán antes de que el retiro de yoga en sí ocurra.
¿Estás preparad@?, pues vamos a entrar en materia.
Cómo organizar un retiro de yoga en 6 pasos:
Primer paso para organizar un retiro de yoga: La elección del tema de nuestro retiro (planea un mínimo de 10 a 12 meses antes del retiro).
En este momento en el que ya tienes las fechas más o menos estimadas (como te comentaba, un mínimo de 10 a 12 meses), vas a decidir ciertos puntos importantes como:
¿Va a ser un retiro exclusivamente de yoga?, o ¿vas a incluir otros temas? Algunas ideas para combinar con tu retiro de yoga pueden ser ayurveda, fitness, paseos en la naturaleza, meditación, nutrición, etc…
Mi recomendación: Haz una combinación de dos modalidades, lo hará más atrayente y divertido.
¿Vas a organizarlo tú sol@ o vas a colaborar con otro profe de yoga o profesional? Esto es algo a tener en cuenta pues unir las fuerzas con otro profesional, es potencialmente el doble de impacto y beneficios y además se reparte el trabajo.
Mi recomendación: Si decides hacerlo con otra persona, elige a alguien que te genere confianza y con quien hayas preferiblemente trabajado con anterioridad.
¿Para quién es este retiro? Esta es una pregunta importante. ¿Van a venir tus alumn@s actuales o va dirigido a un grupo de personas diferente? La ventaja cuando lo vas a hacer con tus propios alumnos, es que éstos te pueden dar ideas y ayudarte a co-crear el tema del retiro.
Mi recomendación: Define tus objetivos financieros con tu retiro y teniendo en cuenta los costes y precios (siguiente punto), decide para quién va a ir dirigido. Quizás va a ser para tus alumnos regulares o quizás no todos puedan permitírselo y va a estar abierto a otras personas de otras partes del mundo.
Segundo paso para organizar un retiro de yoga: ¿Dónde, Cuándo, Cómo, Cuanto? (planea un mínimo de 10 a 12 meses antes del retiro).
¿Dónde vas a organizar tu retiro de yoga? Hoy por hoy hay muchísimos lugares que ofrecen esta posibilidad como casas rurales, retiros, hoteles en la naturaleza, etc.
Importante: conectar con el lugar con mucha antelación y conocer su disponibilidad, sus condiciones y sus tarifas.
Mi recomendación: Elige un lugar cercano a la naturaleza, silencioso y tranquilo, accesible y a ser posible, de confianza.
Otro aspecto a tener en cuenta es estimar los costes, es decir, lo que te va a costar organizar tu retiro de yoga por persona. Además de las tarifas del hotel/retiro, estima los costes de marketing, el precio de tu viaje y desplazamientos, el salario del/los profe(s) de yoga, y organizador (es). Quizás seas tú mism@ quien lo haga todo.
Mi recomendación: Basándote en los costes por persona, estima el precio del retiro por persona y añade de un 10% a un 15% por gastos extras de emergencias al precio final. Si sobra dinero siempre puede ser un ingreso extra o lo puedes utilizar para lo que creas oportuno.
Muy importante también, conoce (por escrito) el contrato y las condiciones del hotel/retiro y adapta tu política de cancelación con la del hotel para no llevarte disgustos si hay cancelaciones en las reservas.
Ahora es el momento de darle rienda suelta a la creatividad y hacer un esbozo y lluvia de ideas para tu retiro de yoga. Ten en cuenta que es posible que camben algunos detalles a lo largo de los meses, pero esto te dará una idea que te va a ayudar a la hora de crear tu material de marketing…y por cierto, es también el momento de ponerse manos a la obra con el material de marketing.
Tercer paso para organizar un retiro de yoga: Logísticas y promoción (planea un mínimo de 6 a 8 meses antes del retiro).
La promoción y el marketing en tus canales de comunicación son necesarios para tener un retiro exitoso a nivel financiero. Además, si es posible, estaría muy bien si tu retiro está anunciado en la página web del centro que lo hospeda.
Otro aspecto importante a la hora de promocionar tu retiro es: ¿vas a utilizar páginas webs de marketing? Una de las más conocidas es Book YogaRetreats. Si es así, ten en cuenta que normalmente se van a llevar una comisión del total del precio, con lo cual esto es algo que vas a estimar en el punto anterior cuando calculas los precios.
Mantener los canales de comunicación abiertos, tanto con el hotel/retiro en el que estas organizando tu retiro, como con los participantes es IMPRESCINDIBLE. Asegúrate de que todo está bien organizado con tus huéspedes por parte del hotel/retiro: habitaciones asignadas correctamente, notificaciones sobre alergias alimenticias tenidas en cuenta, transportes al aeropuerto/estación gestionados….etc. Lo perfecto es que el retiro se ocupe de todo esto (y normalmente lo hacen), aunque es mejor asegurase, sobre todo al principio, que todo va bien.
Por mi parte, cuando organizo mis retiros, tengo una página Excel donde guardo una base de datos, no sólo sobre los pagos y las reservas de los huéspedes, sino que también de otros detalles como alergias, tipo de habitación, etc. Eso me permite contrastar información con el hotel/retiro de vez en cuando.
Mi recomendación: Haz lo mismo. Ten todo por escrito y sobretodo al principio, contrasta tu información con el hotel/retiro y asegúrate de que todo está bajo control.
Cuarto paso para organizar un retiro de yoga: Últimos preparativos (planea un mínimo de 1 a 2 meses antes del retiro).
Estamos ya muy cerca de la fecha cuando nuestro retiro va a suceder. Algo que puedes hacer es empezar a generar entusiasmo entre los participantes a través de algún comunicado vía email. Comparte alguna logística del itinerario que cree expectativas (quizás una excursión especial, o una actividad extra) y da consejos y recomendaciones a los participantes sobre el viaje y sobre lugar donde el retiro se va a realizar. Por ejemplo, si vas a un país extranjero, háblales de la cultura local, el clima, etc. Esto podría generar que l@s participantes recomienden tu retiro a amig@s y familiares. Por último, dedícate un tiempo para gestionar preguntas y dudas de última hora por parte de l@s participantes.
Si las habitaciones del retiro no se han llenado o tienes alguna libre, podrías plantearte hacer una promoción de última hora, con un sorteo a través de tus canales de comunicación, etc.
Mi recomendación: Asegúrate de que “todos los cabos están atados” en términos de pagos y logísticas con el hotel/retiro y l@s participantes antes de acudir al lugar en el que el retiro se va a realizar.
Quinto paso: Durante tu retiro.
¡Qué bien!, ¡nuestro retiro ya ha iniciado! Ten en cuenta que este va a ser un período de trabajo aunque también de DISFRUTE. Es importante que después de todo el trabajo de organización, te permitas, además de enseñar, disfrutar del retiro en sí.
Generalmente, en mis retiros me gusta organizar una presentación del grupo y los profes y una introducción al hotel/retiro e itinerario de la semana. Como es el primer día, me gusta hacerlo cortito y dejar espacio abierto para preguntas y dudas por parte de los participantes.
Si el hotel/retiro han hecho un buen trabajo, este proceso de llegada y bienvenida será más o menos fluido y sin muchas complicaciones. Generalmente durante la semana, el ambiente se relaja un poco, pero durante el primer 1 o 2 días, puedes encontrarte algún huésped exigente o cabread@ por algún problema que ha surgido. Ofrece tu ayuda y verás que las cosas mejorarán.
Durante la semana, me gusta incluir alguna actividad extra como una excursión a la naturaleza o algún lugar local de interés y el último día, me gusta incluir alguna sorpresa como una cena fuera del retiro en sí.
El último día, si todo ha ido bien, además es una ocasión perfecta para promocionar otros retiros o servicios (como tus clases online) de cara al futuro.
Mis recomendaciones: Estar presente y atento, sobre todo durante los primeros 1 o 2 días de retiro, para ofrecerte a ayudar a los participantes con algún problema es esencial como líder y les va a generar mucha confianza y tranquilidad. Además, durante la semana te recomiendo que estés atent@ a las necesidades del grupo y que «te dejes fluir». Si es necesario, considera hacer algunos cambios pequeños en el itinerario. Por ejemplo, si la mayoría de los participantes se sienten cansad@s durante la semana (esto es muy común), considera cambiar una sesión de vinyasa yoga por otra de yoga restaurativo.
Sexto paso: Después de tu retiro.
Nuestro retiro ha terminado y espero que haya sido todo un éxito. La experiencia habrá merecido la pena si l@s participantes y los organizadores lo han pasado bien y quieren repetir.
Es posible que haya cosas que han gustado y otros que no hayan gustado o salido bien y eso es normal. Toma nota de todo ello para tu próximo retiro (si decides hacerlo). Es un proceso de aprendizaje, como todo va a ir mejorando con el tiempo y con la práctica.
Si te ha gustado y quieres repetir, ahora es el momento de empezar a planear tu retiro para el próximo año.
Cosas importantes que te recomiendo a tener en cuenta después del retiro son:
- Seguir comunicando con los participantes a través de tu email o creando algún tipo de comunidad (virtual o no). Podíais estar en contacto a través de un grupo de Facebook o WhatsApp por ejemplo y escribir una vez al mes más o menos. Además de proporcionar algún contenido de valor, de vez en cuando puedes promocionar tus otros servicios de yoga.
- Planear tu siguiente retiro y una vez tengas fechas, compártelas con l@s participantes. Puedes crear una oferta especial para reservas anticipadas y/o para los participantes de tu retiro anterior.
Al final, si todo ha salido bien un retiro es una experiencia maravillosa y que seguro te va a gustar repetir.
Espero que este artículo que resulte interesante y si tienes preguntas, te invito a exponerlas en nuestra comunidad de profes de yoga en Facebook.
Saludos,
Manu.
Autor: Manu Molina de la Torre.
Coach de Emprendimiento y Liderazgo para profes de yoga.
Profesor de yoga YA 500 +
Entrenador Personal.
Fundador y CEO de Emprendedores del Yoga.
Fundador de la comunidad de facebook Emprendedores del Yoga.
Hola, soy Manu.
Imparto clases online, coaching para profesores, retiros y talleres. Realizo formaciones en inglés y en castellano desde el año 2008. Una de las cosas que más me apasionan es ayudar a profesores de yoga como tú a realizar tu trabajo de manera más eficaz y profesional, a medida que aprendes sobre todos esos aspectos del emprendimiento y de los negocios que nunca te enseñaron en tu formación de yoga y que son totalmente necesarios para poder generar más ingresos con tus servicios.
